В строительной компании информация живёт в трёх местах: у прораба в телефоне, у снабженца в почте и у руководителя в голове. Пока объектов два, это работает. На пятом объекте начинаются сорванные поставки, потерянные акты и вечерние обзвоны. Разбираем, как перенести работу по объектам в Битрикс24.
Объект — главная единица
В продажах главная сущность — сделка, в строительстве — объект. У него есть сроки, бюджет, подрядчики, документы, задачи и ответственные. Если устроить работу вокруг сделок или просто задач, объект распадается на сотни несвязанных записей, и картины по нему нет ни у кого.
Поэтому первое решение при внедрении — как будет выглядеть объект в системе. Для небольших компаний хватает проектов с задачами, для больших — отдельного смарт-процесса со своими полями, стадиями и связанными документами.
Задачи прорабов — с телефона
Прораб не будет сидеть за компьютером. Если система требует этого, в ней не будут работать. Мобильное приложение Битрикс24 закрывает основное: поставить задачу, отметить выполнение, приложить фото с объекта, оформить заявку на материалы.
Проверяйте систему глазами прораба: если заявку на материалы нельзя оформить за минуту с телефона, её продолжат отправлять голосовым в мессенджер.
Снабжение: заявка → согласование → поставка
Заявка на материалы или технику — типичный процесс, который теряется в переписке: кто согласовал, заказали ли, когда привезут. В Битрикс24 это настраивается маршрутом: прораб создаёт заявку, её согласует руководитель проекта, снабженец видит её в очереди, а статус поставки виден всем, кто с ней связан.
Документы по объекту
Договоры с подрядчиками, акты, сметы, исполнительная документация — всё это должно лежать в карточке объекта и проходить согласование в системе. Тогда не нужно искать последнюю версию акта в почте, а бухгалтерия видит, что документ подписан всеми сторонами.
Если в компании 1С, обмен счетами и оплатами с Битрикс24 настраивается отдельно — так руководитель проекта видит, что оплачено, не звоня в бухгалтерию.
Отчётность для руководителя
Когда объекты, задачи и документы в одной системе, руководитель получает то, ради чего всё затевалось: статус по всем объектам на одном экране — просроченные задачи, зависшие согласования, заявки, которые ждут дольше обычного. Вечерний обзвон прорабов становится не нужен.
Как считать экономику внедрения
В строительстве эффект от системы редко выражается в одной цифре, но его можно оценить по сорванным срокам. Сколько раз за квартал поставка опоздала из-за того, что заявка потерялась? Сколько дней в среднем акт ждёт подписи? Сколько часов в неделю руководитель тратит на обзвон объектов? Эти вопросы стоит задать до внедрения и повторить через три месяца.
Обычно первым меняется время согласования документов: когда видно, у кого документ завис, он перестаёт висеть неделями. Следом — дисциплина снабжения, потому что заявка без статуса становится заметной.
Подрядчики и субподрядчики
Внешних участников не обязательно заводить в портал целиком. Для них настраивают ограниченный доступ: подрядчик видит только свои задачи и документы по объекту, загружает акты и фотоотчёты, но не видит финансы и чужие объекты. Это снимает десятки писем в неделю и оставляет всю переписку по объекту в одном месте.
Что не стоит делать
- Внедрять сразу на всех объектах — начните с одного-двух
- Переносить в систему все старые документы до запуска — сначала новые
- Делать обязательными двадцать полей в заявке — прораб их не заполнит
- Оставлять согласование в мессенджере «на всякий случай»
Сайт для строительной компании — отдельная тема: у генподрядчика «Сити-строй» он стал основным каналом заявок, через сайт приходит 40% клиентов. Подробнее о наших решениях — на странице для строительных компаний.
Разберём, как устроены объекты, снабжение и документы сейчас, и предложим план внедрения. Аудит бесплатный.
