Разработка чат-бота для автоматических напоминаний о записи к врачу с подтверждением и переносом визита
Задача
Требовалось убрать ручной обзвон пациентов и дать им возможность управлять записью самостоятельно. Разработан чат-бот, который получает данные о визитах из медицинской информационной системы, отправляет напоминания и позволяет подтвердить, перенести или отменить приём одним нажатием. Подтверждение фиксируется в МИС, перенос и отмена уходят заявкой оператору в CRM, а переписка с сотрудником клиники ведётся прямо в мессенджере.
Стек работ
Чат-бот MAX
МИС «Медиалог»
Bitrix24
О проекте
Коммуникация с пациентами о предстоящих визитах держалась на сотрудниках регистратуры. Мы сделали систему, где пациент подтверждает запись, переносит или отменяет визит прямо в мессенджере MAX, а регистратура и оператор работают уже с готовыми заявками в Bitrix24. Бот интегрирован с МИС «Медиалог», использует кнопки управления и ведёт диалог с оператором в привычном канале пациента.
Запрос
- Подтверждение записи требовало обзвона. Администратор звонил каждому пациенту, чтобы уточнить, придёт ли он.
- Пациент не мог перенести визит сам. Любое изменение — только через звонок в клинику.
- Памятки по подготовке к процедурам объяснялись вручную. Их легко было забыть.
- Обращения пациентов шли мимо CRM. Переписка велась в личных каналах сотрудников, без истории и контроля.
- Дополнительное требование: канал коммуникации должен работать в российском мессенджере MAX, при этом клиника не планировала отказываться от Telegram.
Нужно было автоматизировать напоминания о записи, дать пациенту возможность подтвердить, перенести или отменить визит и связать всё это с системами, в которых клиника уже работает.
Как мы справлялись с поставленными задачами
Разработан чат-бот для мессенджера MAX, подключённый к медицинской информационной системе «Медиалог» и CRM Bitrix24. Бот отслеживает записи в МИС, отправляет пациенту уведомление и напоминание, а действия пациента возвращает обратно в рабочие системы клиники: подтверждение — в «Медиалог», заявку на перенос или отмену — оператору в Bitrix24. Сценарий рассчитан так, чтобы клиника присутствовала сразу в двух мессенджерах (MAX и Telegram) на едином ядре.
Автоматическое напоминание о записи
Пациент получает уведомление о новой записи и напоминание за сутки до приёма. Отправку инициирует бот по данным из МИС, а предусмотрена защита от повторных и неактуальных отправок.
Подтверждение записи без звонка
В сообщении есть кнопка «Подтвердить». Нажатие фиксируется в «Медиалог» — регистратура видит статус визита в рабочей системе и не тратит время на обзвон.
Перенос и отмена визита
Кнопки «Перенести» и «Отменить» формируют заявку оператору в Bitrix24. Пациент не ждёт звонка и не дозванивается в клинику — изменения оформляются в CRM с историей.
Памятки по подготовке к процедурам
Для исследований, требующих подготовки, пациент автоматически получает подробную инструкцию вместе с напоминанием — без участия сотрудника.
Живой чат с оператором в мессенджере
Пациент пишет вопрос прямо в MAX, сообщение уходит оператору в Bitrix24, ответ возвращается в мессенджер. История обращений сохраняется в рабочем интерфейсе сотрудника.
«Тихие часы»
Ночью сообщения не отправляются: уведомления, попавшие на ночное время, уходят утром. Автоматизация не превращается в источник ночных оповещений.
Интеграции
- МИС «Медиалог». Данные о визитах передаются в бота автоматически; подтверждение возвращается обратно в МИС.
- Bitrix24. Заявки на перенос/отмену уходят в CRM как обращения к оператору, а переписка пациента ведётся через открытые линии.
- MAX Bot API. Сценарий реализован средствами платформы (кнопки мессенджера, доверенные сертификаты, корректная работа с контактными данными).
Технически решение реализовано на PHP и работает фоновыми службами на сервере клиники.
Результат
После внедрения:
- Напоминания и памятки отправляются автоматически без участия регистратуры.
- Пациент подтверждает, переносит или отменяет визит одним нажатием, без звонка в клинику.
- Подтверждения фиксируются в «Медиалог», перенос/отмена — в Bitrix24 с историей переписки.
- Общение с оператором ведётся в мессенджере пациента и в рабочем интерфейсе сотрудника одновременно.
- Клиника присутствует в двух мессенджерах (MAX и Telegram) на едином ядре без параллельной разработки двух ботов.
- Решение снижает неявки, разгружает регистратуру и работает в штатном режиме.
Инструменты
MAX Bot API, МИС «Медиалог», Битрикс24, PHP
Результаты
Клиника перестала тратить время регистратуры на обзвон, а пациент получил управление записью прямо в российском мессенджере MAX. Все статусы и обращения фиксируются в МИС и Bitrix24, а история диалога сохраняется в рабочих системах.
автоматические уведомления
подтверждение/перенос/отмена
МИС + Bitrix24
в CRM и в диалоге
без ночных оповещений