Разработка Telegram-бота напоминаний о записи: подтверждение, перенос и отмена визита без звонков в клинику
Задача
Клиника теряла деньги на неявках, а администраторы — время на обзвон для подтверждения записи. Разработан Telegram-бот, который отслеживает записи в медицинской информационной системе, сам напоминает пациенту о приёме и даёт подтвердить, перенести или отменить визит прямо в мессенджере. Подтверждение фиксируется в «Медиалог», заявки на перенос и отмену попадают в Bitrix24 к оператору, обзвон регистратурой больше не требуется.
Стек работ
Telegram Bot API
МИС «Медиалог»
CRM Bitrix24
О проекте
В клинике подтверждение записи и управление визитами велось вручную. Пациенты не получали вовремя понятные действия, а администраторы тратили время на обзвон. Нужно было связать напоминания и управление записью с действующими системами клиники: МИС «Медиалог» и CRM Bitrix24 — так, чтобы каждое действие пациента возвращалось в рабочий контур.
Запрос
- Обзвон для подтверждения записи. Администратор звонил каждому пациенту перед приёмом.
- Неявки. Пациент забывал о визите или не предупреждал — слот оставался пустым.
- Изменение визита только через звонок. Перенести или отменить можно было только в рабочие часы.
- Подготовка к исследованиям объяснялась вручную. Инструкции легко было забыть или передать не полностью.
Требовалось автоматизировать напоминания, дать пациенту возможность управлять визитом самостоятельно и убрать ручную работу регистратуры, при этом сохранив все действия в системах клиники.
Как мы справлялись с поставленными задачами
Разработан Telegram-бот, интегрированный с медицинской информационной системой «Медиалог» и CRM Bitrix24. Бот отслеживает появление и изменение записей в МИС, отправляет пациенту уведомление и даёт управлять визитом в одном окне мессенджера: напоминание, подтверждение/перенос/отмена, памятка и чат с оператором. Каждое действие пациента возвращается в рабочий контур клиники: нажатие кнопки — это не сообщение в чате, а статус/заявка в системах.
Автоматическое напоминание о приёме
Пациент получает сообщение сразу после появления записи и повторно — за сутки до визита. Отправку инициирует бот по данным из МИС, предусмотрена защита от повторных и ошибочных отправок.
Подтверждение записи без звонка
В сообщении есть кнопка «Подтвердить». Нажатие отмечается в «Медиалог», и регистратура видит подтверждённый визит — обзвон становится не нужен.
Перенос и отмена визита в один тап
Кнопки «Перенести» и «Отменить» формируют заявку оператору в Bitrix24. Пациенту не нужно дозваниваться — клиника узнаёт об изменениях заранее.
Памятки по подготовке к процедурам
При записи на исследования, требующие подготовки, пациент автоматически получает подробную инструкцию вместе с напоминанием. Памятка остаётся в переписке и доступна до визита.
Живой чат с оператором в Telegram
Пациент пишет вопрос в Telegram, сообщения доходят оператору в Bitrix24, ответы возвращаются в мессенджер. Диалог сохраняется в CRM.
«Тихие часы»
Ночью бот не пишет: уведомления, попавшие на ночное время, накапливаются и уходят утром.
Интеграции
- МИС «Медиалог». Данные о визитах передаются автоматически; подтверждение возвращается обратно в медицинскую систему.
- Bitrix24. Заявки на перенос и отмену попадают в CRM, переписка ведётся через открытые линии.
- Telegram Bot API. Кнопки под сообщением и двусторонний обмен реализованы средствами платформы.
Технически решение написано на PHP, работает фоновыми службами (systemd) с планировщиком задач для рассылки по расписанию.
Результат
Ключевые изменения для клиники:
- Регистратура избавлена от рутинного обзвона для подтверждения записи.
- Пациент получает напоминание и управляет визитом сам, без звонка в клинику.
- Подтверждения фиксируются в «Медиалог», перенос/отмена — в Bitrix24 с историей обращения.
- Клиника узнаёт об отмене заранее и может распорядиться освободившимся временем врача.
- Памятки по подготовке доходят до каждого пациента, кому они нужны.
- Обращения ведутся в CRM, а не в личных каналах сотрудников.
Инструменты
Telegram Bot API, МИС «Медиалог», Битрикс24, PHP
Результаты
Telegram-бот автоматизировал напоминания, управление визитами и коммуникации с оператором. Рутинная работа регистратуры ушла в автоматические статусы и заявки, а история обращений хранится в CRM клиники.
Обзвонов для подтверждения записи
Перенос или отмена визита пациентом
Системы в контуре: МИС и Bitrix24
Памятки уходят по типу процедуры
История обращений хранится в диалоге